Automatisierung von Geschäftsprozessen

Prozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende Arbeitsabläufe in Unternehmen mithilfe von Software zu digitalisieren und automatisch ausführen zu lassen. Ziel ist es, manuelle Aufgaben zu reduzieren, Fehler zu vermeiden und Ressourcen effizienter zu nutzen.

Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit sowie die Tatsache, dass möglichst wenige Personen mit sensiblen Daten oder Systemen direkt arbeiten müssen. Beispiele hierfür sind Prozesse in der Personalverwaltung (z. B. Gehalts-Abrechnungen) oder in der Buchhaltung (z. B. Zugriff auf Konten).

• Workflow-Automatisierung: Steuert Abläufe zwischen Personen, Teams oder Systemen, z. B. Freigabeprozesse.
• Robotic Process Automation (RPA): Simuliert manuelle Tätigkeiten am Bildschirm, z. B. das Ausfüllen von Formularen.
• KI-gestützte Automatisierung: Nutzt Künstliche Intelligenz, um Entscheidungen zu treffen oder Inhalte zu analysieren.
• Low-Code / No-Code: Ermöglicht es Fachabteilungen, Automatisierungen mit wenig oder ganz ohne Programmierkenntnisse selbst zu erstellen.

• Höherer Effizienz durch Wegfall manueller Tätigkeiten
• Weniger Fehlern dank klar definierter, regelbasierter Abläufe
• Schnellerer Bearbeitung von Anfragen, Aufgaben und Daten
• Besserer Skalierbarkeit bei wachsendem Arbeitsvolumen
• Reduzierten Kosten durch Zeit- und Ressourceneinsparung
• Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch digitale Prozessdokumentation
• Höherer Sicherheit, da weniger Personen Zugang zu sensiblen Informationen oder Funktionen haben – insbesondere in der IT und im HR-Bereich

1. Hohe Abhängigkeit von Einzelpersonen bzw. Anbietern: Wenn nur wenige Mitarbeitende bzw externe Dienstleister das Know-how zur Erstellung, Wartung und Anpassung der Automatisierungen haben, entstehen personelle Abhängigkeiten.
2. Fehlende Akzeptanz im Team: Automatisierte Prozesse werden nicht angenommen oder aktiv umgangen, wenn sie nicht verständlich, transparent oder sinnvoll integriert sind – oder betroffene Mitarbeiter Automatisierung als Bedrohung für Ihren Arbeitsplatz wahrnehmen.
3. Instabile oder unsichere IT-Infrastruktur: Automatisierungen sind nur so zuverlässig wie die Systeme, auf denen sie betrieben werden. Eine suboptimal betriebene oder unsichere IT kann zu Ausfällen oder Sicherheitsrisiken führen.

1. Abhängigkeit vermeiden: Durch klare Dokumentation, saubere Übergaben und den Aufbau von internem Know-how. Zusätzlich sollten Automatisierungen auf standardisierten und weit verbreiteten Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Automate, Zapier oder Make.com basieren – das erhöht die Wartbarkeit und reduziert technologische Abhängigkeiten.
2. Akzeptanz sichern: Mitarbeitende frühzeitig einbinden, Prozesse verständlich erklären und kontinuierlich verbessern. Transparenz und Nutzen erhöhen die Akzeptanz.
3. IT-Stabilität und Sicherheit gewährleisten: Nur auf einer modernen, stabilen und sicheren IT-Infrastruktur automatisieren. Ein performanter ServiceDesk ist essenziell: Er überwacht die Automatisierungen aktiv und greift bei Störungen schnell ein– so wird vermieden, dass kritische Prozesse stillstehen.