Welche Beispiele gibt es für automatisierte Prozesse?

Oder anders gefragt: Wie kann man Geschäftsprozesse optimieren?

Am besten lässt sich das nicht mit Theorie beantworten, sondern mit echten Projekten für die Geschäftsprozess-Automatisierung, die wir umgesetzt haben.

In der Praxis zeigt sich schnell: Verschiedene Arten von Prozessautomatisierung bringen verschiedene Vorteile. Es geht um Geschwindigkeits-Gewinn, weniger Fehler, geringere Kosten, Skalierung und darum, dass Mitarbeiter wieder mehr Freiraum für die wichtigen Aufgaben haben.

Besonders in Bereichen wie Buchhaltung oder Verwaltung gibt es eine Menge Prozesse, die sich überraschend leicht automatisieren lassen.

Rechnungen wurden manuell geprüft und eingetragen. Das war fehleranfällig, langsam und blockierte die Buchhaltung.

Wir haben einen Workflow aufgesetzt, der eingehende Rechnungen automatisch erkennt, ausliest und mit Metadaten versieht. Wiederkehrende Zahlungen werden direkt freigegeben, neue Rechnungen automatisch den Kostenstellen zugeordnet und mit Zahlungszielen abgeglichen.

Zahlungsfristen wurden händisch überwacht. Das führte regelmäßig zu vergessenen Forderungen oder verspäteten Mahnungen.

Ein automatisiertes System prüft nun täglich offene Ausgangsrechnungen. Bei Fälligkeit geht automatisch eine Erinnerung oder Mahnung raus, interne Dashboards zeigen jederzeit die offenen Beträge.

Neue Kollegen hatten am ersten Tag oft weder Zugänge noch Hardware. HR, IT und Facility mussten sich mühsam abstimmen.

Das HR-Team stößt den Prozess im HR-Tool an. Ab dann läuft alles automatisiert: User-Anlage in den Systemen, Hardware-Prüfung und Bestellung, Schlüsselbereitstellung. Die Führungskraft bekommt Status-Updates.

Temporäre Zugriffsrechte wurden oft vergeben, aber nicht wieder entzogen – ein Sicherheits- und Lizenzrisiko.

Mitarbeiter beantragen Rechte über ein Formular. Nach Freigabe werden Berechtigungen automatisch gesetzt und bei Ablauf wieder entfernt.

Tauschverzeichnisse liefen mit alten Dateien voll, was Speicher fraß und unübersichtlich wurde.

Das System löscht Dateien nach definierten Fristen automatisch – fragt vorher aber nach, ob sie noch benötigt werden.

Bei Störungen außerhalb der Arbeitszeit musste oft mühsam telefonisch geklärt werden, wer zuständig ist. Das machte das Organisieren des Bereitschaftsdienstes aufwendig.

Die Automatisierung prüft Schichtpläne und ruft den zuständigen Mitarbeiter per Voicebot an. Reagiert dieser nicht, wird automatisch eskaliert.

Reiseanträge, Beschaffungen oder Budgetfreigaben wurden auf Papier genehmigt. Anträge gingen verloren oder blieben liegen.

Mitarbeiter senden den Antrag per Mail. Das System erkennt den Typ, prüft die Vollständigkeit der Angaben und fordert fehlende Infos automatisch nach. Danach geht alles direkt an den richtigen Genehmiger.

Die oben genannten Projekte sind nur ein Teil dessen, was möglich ist. Weitere sinnvolle Anwendungsfälle – besonders spannend für Geschäftsführer und IT-Leiter im produzierenden Gewerbe – sind zum Beispiel:

Mit Prozessautomatisierung. Und dabei geht es nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern Routinetätigkeiten so gut es geht “abzugeben”, damit die eigenen Mitarbeiter mehr Zeit gewinnen, um an ihren wertschöpfenden Kernaufgaben zu arbeiten.

Wer seine Prozesse Schritt für Schritt analysiert und die passenden Automatisierungen einführt, gewinnt Zeit, Qualität und Planungssicherheit.